Value Chain » Nieuwe ruimte, meer controle

Nieuwe ruimte, meer controle

Exellent-Expert stelt warehouse centraal in supply chain

gepubliceerd: dinsdag 1 november 2011 auteur: Vanvuchelen Erwin bron: Business Logistics Print

Agnes Souvagie, IT-manager en mede-eigenaar van Exellent (rechts) en Tom Vermeir, operations manager bij Exellent-Expert

De verhuizing van drie verschillende panden naar een volledig nieuw distributieplatform eind vorig jaar, heeft veel veranderd voor de twee retailketens van zelfstandige vakhandelaars Exellent en Expert. De organisatie kan nu meer dan ooit inzetten op een efficiënte supply chain, wat een van de meest bepalende succesfactoren is in de sector. Een belangrijke spil binnen het warehouse in Brugge is wel het nieuwe warehouse management system, dat de activiteiten in real-time aanstuurt en opvolgt.

Het eerste weekend van oktober 2010 was er een waar men bij Exellent lang naar uitgekeken had. Op twee dagen zou de ganse voorraad van de retailketen verhuisd worden van de drie bestaande magazijnen in en rond Brugge naar een nagelnieuw warehouse in de industriezone Herdersburg. Meteen werd ook het nieuwe warehouse management system (WMS) in gebruik genomen – het pakket LocusWMS van Centric – dat voortaan alle activiteiten zou aansturen en opvolgen. Het werd een overrompeling, want op korte tijd kwamen in het magazijn 6000 pallets met goederen toe, die allemaal gelabeld moesten worden en van het WMS een locatie moesten krijgen. De medewerkers kregen elk een scanner in de handen gestopt, moesten voor het eerst de richtlijnen op hun terminal volgen en alles wat ze deden registreren.

“Het leek een complete chaos”, herinnert Agnes Souvagie, IT-manager en mede-eigenaar van Exellent zich. “In de oude magazijnen kregen alle goederen manueel een plaats toegewezen en werd alles per merk gegroepeerd. Hier is dat niet meer het geval en bepaalt het WMS de locaties. Het leek of alles willekeurig door elkaar kwam te staan en we niets meer zouden terugvinden. Maar al snel werd de efficiëntie en betrouwbaarheid van het WMS bewezen. Na enkele dagen hadden alle goederen een plaats gekregen en bleek de picking van orders zonder problemen te verlopen.” Wat begon als een noodzaak – de overstap naar een WMS was gebeurd omdat men in het grotere en veel hogere magazijn moeilijk nog manueel de voorraad kon beheren zoals dat voordien het geval was – is nu een essentieel onderdeel geworden in het beheer van de supply chain.

Exellent-Expert heeft een vierhonderdtal winkels in België. Door aankopen te groeperen, kunnen de handelaars condities krijgen die ze alleen niet zouden krijgen. Het grootste voordeel voor de handelaars is dat Exellent de hele logistiek verzorgt zodat zij zich kunnen concentreren op de verkoop en de relatie met hun klanten.

Logistiek in dienst van partners

Exellent en Expert zijn winkelketens in elektro-, IT- en telecomproducten met een vierhonderdtal winkels in België. Dat zijn allemaal zelfstandige handelaars die als partners in de keten samenwerken. De samenwerking is gebaseerd op een win-win relatie. “Door aankopen te groeperen, kunnen de handelaars condities krijgen die ze alleen niet zouden krijgen. Zowel bij ‘IT’ als bij ‘Electro’ hebben we special deals voor producten die specifiek voor ons gebouwd worden. Het grootste voordeel voor de handelaars is dat wij de hele logistiek verzorgen zodat zij zich kunnen concentreren op de verkoop en de relatie met hun klanten”, zegt Tom Vermeir, operations manager bij Exellent-Expert.

Die logistiek is een arbeidsintensief proces, maar door het groeperen van orders voor de winkels kunnen grote efficiëntiewinsten worden geboekt. Centraal daarbij staat de service aan de partners. Zij kunnen on-line de voorraad raadplegen, orders plaatsen en opvolgen. Twee keer per week worden ze beleverd vanuit het centrale warehouse. Exellent beschikt hiervoor over eigen vrachtwagens en doet verder waar nodig een beroep op externe dienstverleners.

Hoewel de zelfstandigheid van de partners bij Exellent en Expert hoog aangeschreven staat – die wordt beschouwd als garantie voor service en klantgerichtheid – werkt de keten ook steeds meer aan een uniformiteit en herkenbaarheid. Zo werd met het ‘store-concept’ – dat intussen al aan een tweede versie toe is – een nieuwe huisstijl ontwikkeld die geleidelijk aan in de verschillende winkels doorgevoerd wordt. De keten neemt ook een groot deel van de marketingacties voor zijn rekening. Huis-aan-huis folders, bijvoorbeeld, worden op twee miljoen exemplaren gedrukt en verspreid.

De tendens om meer en meer zaken gezamenlijk te doen vertaalt zich ook in een toename van de activiteiten in het warehouse. Steeds meer worden bestellingen bij leveranciers gegroepeerd en op voorhand ingepland zodat goede condities verkregen worden en een constante bevoorrading gegarandeerd is. Het oude magazijn werd al snel te klein en uitgebreid met een tweede en derde locatie, tot uiteindelijk beslist werd tot de bouw van het nieuwe distributiecentrum met een oppervlakte van 12.000m2.

Het magazijn is opgedeeld in twee delen. Voor de grote toestellen zijn er 6.000 palletplaatsen. De picking gebeurt er in waves, met behulp van reachtrucks. Voor de kleine apparaten zijn er 2.500 picklocaties in legbordstellingen, met bevoorrading uit de bulkopslag boven de picklocaties.

Rittenplanning bepaalt waves

“Het magazijn is opgedeeld in twee delen”, legt Agnes Souvagie uit. “Voor de grote toestellen zijn er 6.000 palletplaatsen. De picking gebeurt er in waves, met behulp van reachtrucks. Voor de kleine apparaten zijn er 2.500 picklocaties in legbordstellingen, met bevoorrading uit de bulkopslag boven de picklocaties. De kleine toestellen worden per winkel gepickt en verpakt in omdozen. De goederen uit beide werkzones komen samen op de kades, waar ze per winkel gegroepeerd worden.”

De aansturing van dit alles vertrekt vanuit de business software op een AS/400-systeem, waar alle orders en voorraden gekend zijn. “Daar wordt bepaald welke orders uitgevoerd kunnen worden. We hanteren een FIFO-systeem: klanten die het eerst besteld hebben, worden als eerste beleverd. Alle toegewezen, beschikbare orders worden vervolgens doorgestuurd naar het WMS.”

Vervolgens is het aan de supervisor om op basis van de rittenplanning de waves voor het picken samen te stellen. Die rittenplanning is bij Exellent-Expert overigens een dynamisch gegeven. Op basis van de uit te voeren orders kunnen ritten aangepast worden zodat Exellent maximaal gebruik maakt van de beschikbare transportcapaciteit en de leveringen zo efficiënt mogelijk gebeuren. Op dit punt wordt ook beslist om eventueel een beroep te doen op externe partners. Zodra de rittenplanning opgesteld is, worden de waves voor de zone met grote toestellen bepaald. Elke vrachtwagen komt overeen met een wave. Voor alle winkels op die route ontstaat er ook een bijkomende wave in de zone met kleine toestellen. Alles wordt er per winkel gepickt en verpakt in een omdoos die een eigen verzendingslabel krijgt. Na de uitvoering wordt de data teruggekoppeld naar het AS/400-systeem zodat de voorraden ook daar bijgewerkt worden en de partners via dat systeem kunnen opvolgen of hun orders verwerkt zijn.

Kleine fouten, grote impact

Het nieuwe magazijn en het WMS zijn intussen bijna exact een jaar in gebruik. In dat jaar is de rol van het warehouse nog toegenomen als centrale schakel in de supply chain. De efficiënte werking, waarbij de beschikbare capaciteit maximaal wordt benut, maakt dit mogelijk.

“De grootste winst van het WMS”, zegt Tom Vermeir, “zit in het feit dat veel adequater uitgeleverd wordt dan vroeger. In het verleden gebeurde het bijvoorbeeld wel eens dat een product met een verkeerde kleur werd meegegeven. Dan klopte de voorraad niet meer. En wanneer de klant geen genoegen nam met het ontvangen product, moest er een hele administratieve procedure opgezet worden om de retour en een nieuwe levering te organiseren. Een kleine fout in de picking kon dus een vrij grote impact hebben. Nu is er bij elke picking een controle en is het foutenpercentage drastisch gedaald. We hebben ook procedures ingebouwd om tussentijds aan voorraadcontrole te doen. Het WMS geeft opdrachten voor tussentijdse tellingen en wanneer een vak na het picken volgens het WMS leeg zou moeten zijn, wordt de medewerker gevraagd om dat ook te bevestigen. Eventuele fouten kunnen hierdoor tijdig opgespoord en rechtgezet worden. Het hele systeem staat of valt met de databank. Die moet perfect in orde zijn. Dat geldt ook voor de AS/400. Daar hebben we procedures moeten inbouwen om ervoor te zorgen dat orders en voorraden geblokkeerd worden zodra ze doorgegeven zijn aan het WMS.”

Nu moeten ze enkel leren hoe de terminal te gebruiken en worden vanaf dan begeleid door het WMS, dat bovendien opvolgt of alle handelingen correct uitgevoerd worden. Voor de vaste krachten is de manier van werken zeer sterk veranderd. Dat hele veranderingsproces is iets wat volgens Tom Vermeir niet onderschat mag worden. Maar het feit dat het hele systeem flexibel en betrouwbaar blijkt te zijn, heeft wel geholpen om iedereen te overtuigen van de nieuwe manier van werken.

onderwerp: WMS (Warehouse Management Systems) sector(en): Elektro / High Tech Groothandel + grootdistributie Retail type(s): Groothandel Soort(en): Cases

comments